Le Aziende incontrano vari ostacoli nell’affrontare in modo strutturato la progettazione del proprio sistema di stampa e gestione documentale. Le principali barriere sono di tipo finanziario, contrattuale, organizzativo, tecnologico, gestionale.
Per fare fronte a questa difficoltà d’incontro tra Domanda e Offerta, Multicopia ha messo a punto una metodologia che rappresenta il trasferimento delle proprie competenze specialistiche e gestionali all’Azienda Cliente.
Tramite il modello ANALISI E PROGETTO, aiutiamo il cliente a rendere più trasparente la gestione documentale della vostra azienda, ottimizzando i processi e riducendone i costi, garantendo, al tempo stesso, una transizione armoniosa che non interferirà in alcun modo con gli abituali processi aziendali.
I servizi del nostro modello vengono erogati tramite l’approccio AIG (Analisi, Implementazione e Gestione).
Lo scopo dell’intervento consulenziale (Auditing e Progettazione) è fornire all’Azienda Cliente una base informativa:
– sulla disposizione logistica delle periferiche (attraverso scansione delle piantine di sicurezza e posizionamento delle macchine)
– sui volumi prodotti mensilmente da ogni periferica B/N e colore
– sul numero di utenti che utilizzano le periferiche di rete
– sul costo di ogni documento prodotto (T.C.O. Total Cost of Ownership); per tecnologia (Multifunzionali, Copiatori, FAX, Stampanti) e per colore e Bianco/Nero
– sulle aree di criticità / miglioramento, incluse riservatezza e status aziendale
Inoltre in fase Progettuale, Multicopia elabora una soluzione tecnologica “ad hoc” che permette al Cliente di:
– Verificare i criteri di ottimizzazione proposti
– Validare la soluzione logistica
– Validare la soluzione tecnologica, in termini di tipologia macchine e caratteristiche
– Validare il risparmio evidenziato (sia in termini assoluti che percentuali) rispetto ai costi correnti
Il progetto include Multifunzionali, Copiatori, FAX, Stampanti e Scanner.
Le Fasi di Roll–Out saranno seguite e coordinate dal Responsabile del Cliente i cui compiti sono:
– Definire e concordare con il Responsabile Multicopia il piano delle installazioni delle apparecchiature e il ritiro delle periferiche presenti dal Cliente acquistate a valore cespite dal Fornitore.
– Verificare i pre-requisiti ed i requisiti necessari e sufficienti a procedere con le consegne ed installazioni.
– Interfacciarsi con i responsabili delle Sedi del Cliente e gli altri partner del cliente coinvolti nel progetto.
– Aggiornare il Responsabile del Cliente sullo stato avanzamento lavori della fase di Roll-out.
Servizio di Trasporto e prima Installazione
Le apparecchiature verranno consegnate alle sedi e/o presidi del Cliente tramite un nostro corriere di fiducia nei 2 o 3 giorni lavorativi precedenti alla effettiva installazione tecnica.
La consegna è prevista nel luogo di successiva installazione.
– L’installazione verrà svolta dai tecnici che effettueranno il collegamento, la messa in funzione e la verifica del funzionamento delle attrezzature.
– La fase di prima installazione si concluderà con la compilazione e la firma del “Verbale di Consegna” da parte del Responsabile di Sede del Cliente.
Training all’ installazione
– Durante la fase di prima installazione delle apparecchiature c/o le sedi e/o i presidi del Cliente verrà effettuata una formazione di base agli utenti chiave che dovranno essere identificati dal Responsabile del Cliente o dal Responsabile di sede .
– Gli utenti chiave dovranno essere disponibili, durante la fase di prima installazione, per essere formati dai nostri tecnici sugli argomenti di utilizzo delle nuove apparecchiature e si dovranno preoccupare di divulgare ai loro colleghi quanto imparato.
– Gli argomenti della formazione riguarderanno:
– Caratteristiche del modello
– Interventi gestibili dall’ utente
– Sostituzione consumabili
Gestione del cambiamento
Nell’ambito dell’intera gestione del Roll out, verrà posta particolare attenzione alla Gestione del cambiamento operativo presso gli utenti finali, volta ad informare, istruire e condividere le motivazioni, i benefici ed i processi derivanti dell’implementazione del progetto tecnico.
A tal fine Multicopia metterà in atto, in stretta collaborazione con il Referente cliente designato, tre attività principali:
– Sviluppare una strategia di comunicazione
– Informare tutte le parti interessate sui passi fatti e il loro impatto
– Comunicare «perché» l’azienda ha deciso di portare avanti il progetto
– Implementazione della strategia
– Informare gli utenti sugli eventuali sviluppi futuri
– Presenza per rispondere a domande da parte di utenti, gestori e direzione
– Stabilire periodiche riunioni di allineamento e miglioramento continuo: Multicopia metterà a disposizione un proprio Program Manager per governare, insieme al Cliente, le fasi di ottimizzazione per tutta la durata contrattuale
– Celebrare i successi
– Dimostrare i risultati
– Creare consapevolezza
– Inviare e-mail e documentazioni che mostrino i risultati
Per gestire al meglio il contratto, Multicopia si avvale di strumenti software per gestire e controllare le periferiche in campo e leggere le informazioni relative alle produzioni dei gruppi di utenti.
Grazie a questi strumenti software sarà possibile:
– riordinare i materiali di consumo automaticamente
– ricevere le segnalazioni di anomalie dalle periferiche installate
– reperire le letture per la fatturazione
– programmare reportistiche periodiche per codici reparto(utilizzo da parte degli utenti)
– programmare reportistiche periodiche per controlli di gestione
– Clonazione sistematica ed automatica rubriche e codici reparto
